Les frais engagés avant la création : récupérables ?

Avant l'immatriculation, la société n'existe pas encore

Une société n'acquiert la personnalité morale — le fait d'exister juridiquement, de posséder, de contracter — qu'au jour de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Or la vie de l'entreprise commence souvent bien avant : il faut acheter du matériel, payer l'annonce légale, régler des honoraires, parfois signer un bail. Ces dépenses, le créateur les engage nécessairement en son nom propre, puisque la société n'a pas encore d'existence pour le faire.

Le droit a prévu ce décalage. Les actes accomplis « au nom et pour le compte de la société en formation » peuvent être repris par elle une fois immatriculée. La reprise a un effet puissant : les actes sont alors réputés avoir été souscrits par la société dès l'origine, comme si elle les avait passés elle-même. À défaut de reprise, la personne qui a signé reste, elle, personnellement tenue de la dépense — d'où l'importance de ne pas négliger cette formalité. Le montant en jeu n'a rien d'anecdotique : entre l'annonce légale, les honoraires de rédaction, le dépôt au greffe et les premiers achats de matériel, la facture des débuts atteint vite plusieurs milliers d'euros — autant de dépenses qui, bien reprises, viennent alléger le tout premier résultat.

Les trois façons de reprendre les actes

La reprise obéit à trois mécanismes, qu'il vaut mieux connaître avant de signer les statuts. Tous poursuivent le même but : transférer à la société, née depuis peu, des engagements pris par une personne physique avant qu'elle n'existe. Leur différence tient au moment et à la forme de la décision.

• L'état annexé aux statuts. Un état détaillé des actes déjà accomplis pour le compte de la société en formation est annexé aux statuts. En signant les statuts, les associés reprennent automatiquement ces actes à l'immatriculation. C'est la voie la plus sûre — encore faut-il avoir dressé la liste à temps.
• Le mandat. Les associés donnent, dans les statuts ou par un acte séparé, mandat à l'un d'eux d'accomplir des actes déterminés au nom de la société en formation. Ces actes sont repris de plein droit à l'immatriculation.
• La décision de reprise. Après l'immatriculation, une décision des associés — une assemblée — peut reprendre les actes qui n'étaient couverts par aucun des deux premiers procédés.

Les deux premières voies se préparent en amont ; la troisième rattrape ce qui a été oublié. Dans les trois cas, la reprise doit être expresse et traçable : c'est elle qui transfère la dépense du créateur vers la société.

Quelles dépenses sont concernées

Une fois les actes repris, les dépenses engagées pour les besoins de l'activité deviennent des charges ou des immobilisations de la société, comme si elles avaient été supportées après l'immatriculation. Entrent typiquement dans ce cadre les frais de constitution — droits de greffe, annonce légale, honoraires de conseil —, les achats de fournitures, le petit matériel, ou encore le premier loyer.

La distinction charge / immobilisation reste la même qu'en cours de vie sociale. Un bien durable au-dessus du seuil usuel de 500 € hors taxes — un ordinateur, du mobilier — s'inscrit à l'actif et se déduit par amortissement, l'étalement de sa valeur sur sa durée d'usage. Les frais de constitution, eux, peuvent au choix passer en charges de l'exercice ou être portés en frais d'établissement, amortis sur une courte durée. Ce qui n'a pas de lien avec l'activité, en revanche, ne se reprend pas : la reprise ne transforme pas une dépense privée en charge professionnelle.

Le moment de rattachement compte tout autant. Reprise à l'immatriculation, la dépense rejoint le tout premier exercice de la société, même si l'achat lui est antérieur de quelques semaines. C'est ce mécanisme qui permet à une société créée en cours d'année de déduire des frais engagés avant son existence juridique, sans attendre l'exercice suivant.

Récupérer la TVA

La TVA grevant ces dépenses n'est pas perdue du seul fait qu'elles précèdent l'immatriculation. La société peut la déduire dès lors que les achats sont nécessaires à son activité imposable et que le créateur a agi pour le compte de la société en formation. L'administration admet, par tolérance, que les factures établies au nom du créateur ouvrent droit à déduction pour la société, à une condition simple : que ce dernier n'ait pas lui-même récupéré cette TVA à titre personnel. Mieux vaut donc conserver soigneusement chaque facture et éviter, quand c'est possible, de mentionner un usage privé. La même rigueur vaut pour la conservation : la TVA se récupère sur les premières déclarations de la société, dans les conditions de droit commun, à condition d'avoir la facture sous la main. Une pièce soigneusement archivée aujourd'hui vaut une déduction demain ; une facture perdue est une déduction perdue.

Exemple : une SASU en formation